Revista Jurídica Cajamarca

Problemática situacional del Centro de Distribución General de la Sede Judicial de Cajamarca

Ricardo E. Sáenz Pascual (*)

Propuesta innovativa elaborada dentro del Programa de Formación de Aspirantes de la Academia de la Magistratura (Lambayeque), bajo el asesoramiento del Dr. Jorge Díaz Campos.

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo es el resultado de la investigación realizada como producto de la experiencia en el despacho real desde el 15 de enero del presente año, desarrollado en la Corte Superior de Justicia de Cajamarca, en los cinco Juzgados Penales de la sede.

La Corte Superior de Justicia como parte de la institución fundamental del Poder Judicial tiene una estructura orgánica y funcional propia, donde se configuran interacciones particulares y concretas, factibles de ser diagnosticadas y potenciadas mediante propuestas de mejoramiento continuo para el logro del desarrollo institucional.

Este objeto de estudio, sólo puede ser factible teniendo información previa básica, una de ellas es la “problemática situacional del Centro de Distribución General de la sede Judicial de Cajamarca”.

La propuesta innovativa, se divide en tres capítulos:

Capítulo I. Contiene el Marco Institucional en donde se realizó la propuesta, así como la problemática situacional del Centro de Distribución General en el Distrito Judicial de Cajamarca, mediante el cual se cumple con el cronograma propuesto para el desarrollo de la labor dentro de la institución, también se describe la metodología utilizada.

Capítulo II. Este capítulo comprende el resultado del diagnóstico, situación del Centro de Distribución, así como los conceptos utilizados y el análisis de los datos sistematizados.

Capítulo III. A través de este capítulo se dan a conocer las conclusiones de la propuesta innovativa, así como se plantea algunas sugerencias que a mi entender pueden contribuir a la institución.

Asimismo se anexan documentos, concernientes con la Corporativización en forma manual de los Juzgados Penales, funcionamiento del servicio de apoyo del Centro de Distribución y reglamentación.

El desarrollo de la propuesta innovativa ha sido de gran aporte para los intereses personales y profesionales del discente.

Finalmente espero que los contenidos de esta propuesta hayan copado las expectativas de la Academia de la Magistratura, así como del Poder Judicial.

I. MARCO INSTITUCIONAL Y PROBLEMÁTICA SITUACIONAL DEL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN, SEDE DE CAJAMARCA

1.1.            Marco institucional

A.                 Historia. A fin de que la justicia sea más accesible a la población cajamarquina y conocedores de la necesidad de que Cajamarca cuente con un órgano jurisdiccional por la numerosa población que tenía, asimismo por la buena ubicación geográfica que contaba, se pensó en la creación de la Corte Superior de Justicia en este Departamento; objetivo que se logró gracias a la muy singular tenacidad del doctor José Silva Santisteban, quien formuló el Proyecto de Ley del 29 de enero de 1861, siendo en ese entonces Presidente de la República el Mariscal don Ramón Castilla.

Es así que el 28 de enero de 1862, se creó el Distrito Judicial de Cajamarca, sujeto a la jurisdicción de los departamentos de Cajamarca, Amazonas, San Martín y Loreto, con 8 Juzgados de Primera Instancia y un Tribunal Superior, pero con el transcurso de los años se fueron creando nuevas Cortes que obedecían a la descentralización y nuevas reformas dadas en materia judicial.

Como fue creciendo la población, se crearon primero 2 Salas Mixtas en la sede, para finalmente con la Reforma del Poder Judicial, convertir una Sala Mixta en Especializada Civil y otra Penal y finalmente la Descentralizada e Itinerante con sede en la provincia de Santa Cruz, con jurisdicción de las provincias de Santa Cruz, Chota y Hualgayoc.

En la sede, con respecto al área penal tenemos 5 Juzgados Penales, los cuales entran de turno cada quince días, turno que es fuera del horario de trabajo, en razón que durante el día las denuncias que ingresan son distribuidas en forma aleatoria y equitativa; anteriormente existía una excepción del Segundo Juzgado Penal por cuanto era el encargado de conocer sólo procesos con reos en cárcel, delitos tributarios, aduaneros, beneficios penitenciarios.

Que, con la Reforma del Poder Judicial, se ha corporativizado los juzgados especializados en diferentes partes del país, y la Corte de Cajamarca, no ha sido ajeno a ello, dándose la  corporativización en forma manual e incluso creando los servicios de apoyo como es el Centro de Distribución General, Central de Notificaciones y Archivo.

1.2.            Problemática situacional del Centro de Distribución General

A.       Conocer el grado de eficiencia del Centro de Distribución General como servicio de apoyo para el sistema judicial.

B.        Descripción de las actividades realizadas:

1.    Elaboración de la estructura de la propuesta innovativa. Se elaboró en la primera semana del mes de febrero del presente año y se presentó ante el Profesor, Asesor en clase, para su exposición y observación del caso.

2.    Aprobada la estructura, se procedió a elaborar la propuesta innovativa en sí. La propuesta se realizó en forma manual, utilizando documentación,  basándose en la información recogida tanto de los litigantes, Abogados, Secretarios, Fiscales y Jueces de la sede Judicial de Cajamarca.

3.    Procesamiento y tabulación de datos: El procesamiento se realizó en forma manual, utilizando libros donde se vaciaron los datos recogidos.

4.    Elaboración y presentación de la propuesta innovativa: los datos obtenidos se comenzaron a ordenar de manera cronológica para su mejor comprensión.

C) Metodología y Técnica utilizadas: El presente trabajo es una investigación de tipo descriptivo, cuyas técnicas son:

-            Recopilación documental, como es sobre la creación de la Corporativización de los juzgados penales, creación de los servicios de apoyo como es el Centro de Distribución General.

-            Se recurrió a los archivos de cada juzgado, a fin de observar los libros de seguimientos de casos y toma razón para verificar si están en desuso.

II. RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DEL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN GENERAL

2.1. Concepto.

El Centro de Distribución General, viene a ser la oficina que se encarga de distribuir toda la documentación que ingrese a los juzgados penales y demás especialidades, así como informar el estado de los procesos a los litigantes y abogados.

Es una forma organizacional que reemplaza a la existente Mesa de Partes única y se encarga de las siguientes actividades:

-            La recepción, ingreso, asignación, clasificación, distribución y custodia de los documentos de carácter jurisdiccional de los distintos juzgados que conforman la sede de la Corte Superior de Justicia de Cajamarca.

-            La atención al público, brindando la información de los usuarios sobre el estado procesal de las causas que se ventilan en los juzgados de la Sede de Corte.

-            El personal con el que cuenta es el siguiente:

1 Jefatura

6 Asistentes de atención al público

1 Mensajero Distribuidor

A) Administración del Centro de Distribución General

Unidad dependiente de la Oficina de Administración del Distrito Judicial de Cajamarca, es la responsable del adecuado funcionamiento y operación del Centro de Distribución, así como de los servicios de apoyo, tales como el mantenimiento del local (limpieza, seguridad interna), software, hardware, logística, estadística, etc.

El jefe( o administrador) del Centro de Distribución, se encarga de dirigir, coordinar y controlar íntegramente el funcionamiento de dicha oficina en el ámbito administrativo, y por ende es el responsable de prestar apoyo eficiente a la labor jurisdiccional de los magistrados.

B) Atención al público

Es el área que se encarga de la recepción de toda documentación relacionada con los procesos judiciales presentada por el público usuario, y el registro en el software de la aplicación (sistema judicial de Mesa de Partes), de la información contenida en dichos documentos y en los formularios de Reporte Diario de Actos Procesales entregados por los secretarios de los juzgados de la sede de Corte, con los que se alimenta el sistema.

Cuenta con seis ventanillas de atención.

-            A través de las cinco ventanillas, se recepcionará la documentación sustentatoria de las denuncias, expedientes de apelación de los Juzgados de Paz Letrados, procesos remitidos de devolución de las Salas Superiores, procesos de otros Distritos Judiciales por cuestiones de competencia, exhortos, solicitudes, escritos, oficios que se presentan para cualquier proceso que se inicie o se encuentre en trámite, previa verificación de los documentos que guarden las formas requeridas y se adjunten los anexos correspondientes.

-            Por intermedio de la sexta ventanilla, se brindará información sobre el estado de las causas a los litigantes y abogados, previa verificación de que constituyen partes intervinientes del proceso. Para cumplir esta función, el Centro de Distribución debe registrar (digitar) esta información en el sistema, a partir de los datos contenidos en el formulario.

C) Clasificación y distribución

Área encargada de clasificar toda la documentación que ingresa al Centro de Distribución, según los criterios de juzgado y tipo de documento. Esto permitirá que la distribución de la documentación a los juzgados sea ordenada y rápida, cumpliendo los horarios de Corte que se establezcan.

2.2. Análisis de Diagnóstico Situacional del Centro de Distribución General.

Para el presente trabajo se ha tenido en cuenta  practicar encuestas con preguntas cerradas, al público usuario, personal del Centro de Distribución, secretarios, abogados, fiscales y jueces.

-      De 50 entrevistados del público usuario, desconocen qué significa el Centro de Distribución General y cuál es su función, y sólo lo conocen como una oficina que recibe la documentación respectiva, a diferencia de los abogados, secretarios, fiscales, jueces que conocen la función que desempeña dicha oficina.

-            De igual manera se ha consultado en cuanto a la operatividad de dicho Centro de Distribución y el 100% de los entrevistados señala que es una oficina burocrática, que entorpece el funcionamiento de los procesos y se desconoce si su trabajo es óptimo para el fin creado y prefieren el sistema anterior, como es entregar la documentación en forma directa a los secretarios de juzgado.

-            Se ha insistido que si  el sistema de Reportes Diarios es positivo, así como la de dejar fuera de funcionamiento del libro de seguimiento de casos, respuesta que ha sido negativa, por cuanto estos reportes se remiten con una información mínima de parte de los Secretarios, señalando los entrevistados que los procesos siempre cuenten con su partida de nacimiento, o sea donde anotar toda la historia de la tramitación de un proceso.

-            Asimismo los entrevistados, indicaron, en un 80%, que el Centro de Distribución no puede cumplir con la elaboración de la estadística y razón de causas, por no contar con el sistema para emitir dicha información y los Juzgados al tener disposición expresa de no continuar usando el libro de seguimiento de casos, se está llegando a una desinformación total.

-            Se ha consultado si el Centro de Distribución, debe pertenecer a la Administración de la sede de Corte, el 80 por ciento de los encuestados desconocían, pero opinan que en todo caso debería pertenecer a la Sala Especializada Penal.

-            La mayoría de los encuestados han señalado que el Centro de Distribución General que funciona en forma manual, no es confiable, en todo caso, por cuanto no existe aleatoriedad ni distribución equitativa.

-            Igualmente, el 100%, señalan que desconocen que el Centro de Distribución tenga alimentado en su sistema todos los expedientes que se tramitan en la sede de Corte.

-            Por otro lado los entrevistados, casi en un 90%, han señalado que no se puede prohibir o limitar que los justiciables o abogados concurran a los juzgados a solicitar información de sus procesos o leer, por cuanto se atentaría contra el derecho de defensa y debido proceso.

-            En el 70% de los entrevistados, secretarios y jueces, coinciden que el Centro de Distribución no tiene capacidad para elaborar la razón de causas ni estadísticas mensuales, sin descuidar la credibilidad de ser el caso.

-            Se ha determinado de alguna manera que existe falta de garantía en cuanto a  los denunciados que se ponen a disposición conjuntamente con su denuncia y se desconoce el tiempo que pueden permanecer en el Centro de Distribución.

III. CONCLUSIONES

1. La puesta en funcionamiento del CDG en la Corte Superior de Justicia de Cajamarca, ha sido creada debido al funcionamiento de la corporativización de los juzgados penales en forma manual.

2. El CDG trae consigo el contrato de seis personas no calificadas, sólo con dos excepciones y un Jefe de dicha oficina, con funciones propias que no se cumplen a cabalidad ni con la celeridad, eficacia y economía tanto para el Estado como para los justiciables.

3. De acuerdo a los documentos consultados y a las encuestas realizadas a través de un cuestionario ha sido y sigue siendo el CDG una oficina con una labor ineficiente, o sea con resultados negativos para el fin creado, como es la canalización de todos los escritos, oficios, expedientes, denuncias, cuerpos y delitos y todos aquellos documentos y bienes que ingresen a los juzgados penales como consecuencia de un hecho ilícito penal.

4. La corporativización, ha sido  sólo para los juzgados penales y otras especialidades, pero no está interconectado con la Sala Especializada Penal y su funcionamiento es en forma manual, dando lugar para que el Centro de Distribución General sólo emita información de los Juzgados Penales.

5. La numeración de los expedientes se ha cambiado, o sea en la fecha existe doble numeración de procesos trayendo consigo una grave confusión y no se han inventariado todos los procesos existentes.

6. Se ha dispuesto, como consecuencia de la creación del CDG, que los secretarios de juzgado remitan todos los días un informe de las resoluciones que se expidan en los diferentes procesos que se tramitan, para que estos a su vez informen a los justiciables y abogados sobre el estado de los mismos. Labor que no se viene cumpliendo por cuanto la información que dan es mínima.

7. La creación del CDG contrató a varias personas como asistentes judiciales que ganan mucho más que un secretario judicial, éstos sin tener ninguna preparación con la excepción del caso.

8. La desconfianza existente del CDG acarrea una mala imagen en la administración de justicia.

9. El CDG es sólo un obstáculo de la justicia, ya que con menor costo se entregaban documentos, expedientes, oficios, escritos y otros en forma directa a los juzgados.

10. Las resoluciones administrativas, expedidas son atentatorias de normas sustantivas y adjetivas de nuestro ordenamiento penal y la Ley Orgánica del Poder Judicial.

11. Con la creación de la Oficina del Centro de Distribución General, se ha suprimido el uso de Libros de Seguimientos de Casos, lo que da lugar a un corto plazo a una desactualización total.

12. Los equipos de informática, no son utilizados ni en el 50%, así como el mayor gasto del material logístico, quitando además espacio físico, y bienes muebles, que ni siquiera los juzgados tienen.

SUGERENCIAS

1. La desactivación del Centro de Distribución General de la Corte Superior de Justicia de Cajamarca.

2. La restitución de las anteriores facultades a los Secretarios Judiciales, proponiéndose incluso un aumento en sus remuneraciones por percibir cantidades mínimas e incluso la eliminación de asistentes judiciales.

3. Redistribuir los equipos de computación a los juzgados penales y personal no calificado como auxiliares de justicia.

4. La reapertura de los Libros toma Razón o de Seguimientos de Casos que llevaban  los secretarios de juzgados, de donde se hace las anotaciones de toda la tramitación de un expediente (proceso) los pasos que se siguen y los resultados y lugares a donde se remiten.

5. Continuar con la elaboración de la estadística y razón de causas por los secretarios de juzgados.

6. Eliminación de los reportes diarios que constituye doble trabajo para los secretarios.

7. Derogación de todas las resoluciones administrativas, respecto a la corporativización y el  servicio de apoyo del Centro de Distribución General.

(*) Juez Provisional del Tercer Juzgado Penal de Cajamarca. Docente de la Facultad de Derecho y CC.SS. de la Universidad Nacional de Cajamarca. Maestría en Derecho Penal y Criminología. Especialidad de Derecho Penal en la Academia de la Magistratura (Lambayeque).